Sistem Kearsipan

SISTEM KEARSIPAN

 

FILLING SISTEM WILAYAH

Filing system wilayah ( geografis) adalah kearsipan yang diselenggarakan berdasarkan daerah atau wilayah surat yang diterima, system ini pada dasarnya berpedoman pada daerah atau alamat surat.

Jika surat masuk maka penyusunanya dilihat dari alamat asal surat, jika surat keluar maka disusun berdasarkan daerah daerah (alamat) tujuan surat tersebut.

 

KELEBIHAN DAN KEKURANGAN SISTEM WILAYAH

Kearsipan menurut system wilayah mempunyai kelebihan dan kekurangan.

v  Kelebihan:

  1. Pemberkasan langsung dapat dilakukan tanpa rujukan ke indeks.
  2. Penentuan lokasi berkas secara cepat dilakukan apabila orang yang memerlukannya megetahui  subjek yang dibahas.
  3. Manajer pemasaran dapat menilai keberhasilan atau kegagalan tenaga pemasaran yang berada di berbagai daerah bila berkas disusun menurut berkas geoegrafi. Manajer pemasaran dapat mengambil garis haluan (polity) yang cocok untuk masing-masing daerah berdasarkan analisis informasi daerah yang terdapat di berkas masing-masing.
  4. Perkiraan visual aktivitas berkas dalam sebuah kawasan dapat segera diketahui berkas dapat ditambah, dikurangi, atau disusun dengan mudah.

 

v  Kekurangan:

  1. Perlu kerja tambahan karena pemakai harus menyusun dua berkas yaitu berkas berdasarkan geografi dan berkas  abjad untuk indeks. Indeks ini merupakan sarana rujukan yang baik dan cepat.
  2. Bila perorangan atau badan memiliki dua alamat. Manajer arsip dinamis harus menyusun rujukan ke kedua alamat.
  3. Salah pemberkasan dapat terjadi karena ada dua nama yang sama (misalnaya Blitar untuk Jawa Timur dan Lampung) dan nama jalan yang sama yang  terletak di suatu kota atau beberapa kota ( misalnya jalan Pahlawan Revolusi ) untuk mengatasi kendala ini. Pemakai perlu menggunakan buku rujukan semacam kamus geografi dan atlas untuk mengetahui lokasi yang pasti. Sebagai contoh pemakai harus mengetahui secara tepat lokasi yang dimaksud misalnya Nagoya (di Jepang ataukah di pulau Batam), Glenmore (di Banyuwangi ataukah di Irlandia). Juga terdapat beberapa kota  yang semula merupakan tempat yang kurang terkenal namun kini mulai terkenal. Nama tempat semacam itu misalnya Pendopo (Riau), Tembaga Pura (Irian Jaya). Timika (Irian Jaya), atau Kuala Kencana (Irian Jaya).
  4. Untuk memperoleh hasil yang lebih baik, metode hendaknya digabungkan dengan metode alfabetis atau numeric.

 

PERLENGKAPAN YANG DIBUTUHKAN

Untuk melaksanakan kearsipan dengan system wilayah diperlukan beberapa perlengkapan.

  1. Filing cabinet

Filing cabinet ini sisiapkan untuk menyimpan guide serta folder dalam laci-laci filing cabinet, disesuaikan dengan surat yang akan disimpan yang disesuaikan dengan wilayah masing-masing.

  1. Guide

Jumlah guide disesuaikan dengan jumlah daerah yang berkaitan dengan surat-surat yang disimpan.

  1. Map (folder)

Disediakan sebanyak cabang-cabang atau langganan yang ada.

  1. Rak Penyortir

Berguna untuk menyortir surat-surat yang akan disimpan.

  1. Rak Kartu Klaper

Disediakan untuk menyimpan kartu kalper. Kartu ini disimpan disesuaikan dengan urutan A sampai dengan Z, ataupun disesuaikan dengan jumlah kartu yang akan disimpan.

  1. Alat Tulis Kantor

Pembolong kertas, paper Clip, lem, gunting, penggaris., alat Tulis.

 

PROSEDUR MANGARSIP DENGAN SISTEM WILAYAH

Untuk menerapkan filing system wilayah dengan baik, hendaknya mengikuti prosedur yang harus dilaksanakan.

a)     Merancang Klasifikasi Wilayah

Klasifikasi wilayah dibuat dengan tujuan agar dalam mencari kembali surat dapat dilakkukan dengan cepat.

Contoh:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

b)     Membuat Kartu Klaper

Setelah menyusun daftar klasifikasi, kemudian membuat kartu klaper, baik surat keluar (K) maupun surat yang diterima (M). Cara pengisian kartu ini disesuaikan dengan isi surat masuk atau keluar tanpa menyimpang dari daftar klasifikasi untuk kode wilayah tersebut.

Contoh:

Bandung – Jawa Barat

No Caption/Judul Nomor/tanggal surat Alamat Hal Jenis Surat
1 PT SENTOSA JAYA 12/SJ-06/2008,

12-03-08

Jl. Raya Cimanggu no. 22 Bandung Konfirmasi izin penggunaan peralatan SM
2 PT SETUA WAROS 445/SJ/ROS/2008,

22-10-2008

Jl. Ir. H. Djuanda no. 15 Bandung Penawaran harga produk baru SK

 

c)      Menyiapkan peralatan-peralatan yang diperlukan, antara lain:

Filing cabinet, map, guide, dll.

 

PROSEDUR MENYIMPAN DAN MENEMUKAN KEMBALI ARSIP

v  Prosedur menyimpan filing system wilayah adalah sebagai berikut:

  1. Pemberian kode surat

Setiap surat yang masuk hendaknya dibaca dengan teliti, sehingga dapat diketahui dari daerah mana surat tersebut dikirim. Dengan cara ini akan mempermudah menentukan kode kartu klaper.

Contoh:

Untuk surat yang datang dari Bandung dalam daftar klasifikasi berada pada urutan 2 maka kartu klaper berkode B-2.

  1. Penyimpanan surat

Sistem wilayah menghendaki agar setiap surat yang berasal dari daerah yang sama disimpan pada tempat yang sama. Sebagai contoh, surat diterima dari daerah Medan maka surat ini disimpan dalam laci wilayah Sumatera Utara di belakang guide Medan. Pada umumnya dalam penyimpanansurat filing system wilayah juga dipadukan dengan sisterm abjad ataupun tanggal. Dengan memperhatikan contoh surat yang datang dari Medan, surat yang ada dalam folder diurutkan, sesuai dengan nama kantor dengan berdasarkan urutan abjad.

Penyusunan Guide dan Map pada filing cabinet terdapat 2 cara:

a)     Penyimpanan filing system wilayah murni

Dalam hal ini Jawa Barat sebagai pembagian utama dan Bandung sebagai pembagian pembantu.

b)     Penyimpanan filing system wilayah yang memadukan dengan filing system abjad

Sebagai contoh Bandung tertera sebagai judul pada guide, sedangkan surat disusun dari surat yang pertama dengan abjad Ba, Br, Ce, Ha, In (Bank Bali, Hotel Braga, Bank Central Asia, Hanry Tailor, Universitas Indonesia).

 

v  Prosedur menemukan kembali arsip dalam filing system wilayah adalah sebagai berikut:

  1. Membuka rak kartu indeks atau kartu klaper;
  2. Setelah mengetahui kode kartu klaper, misalnya saja pada contoh kartu klaper dengan kode B-2 maka langkah berikutnya mencari surat yang berasal dari daerah Bandung.

 

About these ads

~ by binthalab on July 4, 2011.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

 
Follow

Get every new post delivered to your Inbox.

%d bloggers like this: